1. Asegure el asentamiento previo de una base conceptual adecuada. Esté seguro de manejar con solvencia los significados y pertinencia de cada uno de los indicadores trabajados.
2. Diseñe todos los medios y recursos de relevamiento básico, reúnalos ordenadamente y observe detenidamente su capacidad de aporte al sistema. Ese “universo info” será la médula de su labor. Le servirá para el prediagnóstico y para obtener pistas posibles para decidir “por dónde empezar”.
3. Si le parece conveniente, proceda a adaptar la terminología de algunas preguntas contenidas en los cuestionarios de evaluación cualitativa que le aporta este Manual. No es necesario ajustarlas todas en las primeras instancias de práctica. Inicialmente, solo intervenga cuando observe incongruencias evidentes por efecto de las características propias del negocio o de la cultura imperante.
4. Defina cuidadosamente los parámetros de cada uno de los indicadores cuantitativos administrados por el sistema. Habrá que prestar especial atención a aquellos indicadores cuya identificación “fortaleza/debilidad” pueda resultar afectada por el cambio de las circunstancias de entorno que rodean a la empresa (ciclo económico, progreso tecnológico, etc.).
5. Genere su “archivo de indicadores”, donde para cada uno de ellos se detallen sus parámetros, su significado, cómo efectuar los cálculos, su catalogación, y una interpretación descriptiva del significado de “fortaleza” o de “debilidad” que emana de los mismos.
6. Con la estructura del Tablero de Comando a la vista, determine un orden de prioridades en cuanto a las áreas de requerimiento y procesamiento de información. Todo ello a partir de las urgencias detectadas en el prediagnóstico, y de la posibilidad actual de contar con la información requerida. No hay reglas que puedan resolver esta cuestión. Nadie mejor que la propia empresa para descubrir “dónde le aprieta el zapato”. Ahí es donde habrá que golpear primero.
7. Concientice a la Dirección y a los niveles gerenciales y operativos, acerca del proceso de relevamiento y monitoreo que se avecina. Si falla en esto, no logrará contar con el ingrediente más importante para asegurar ciertas condiciones de éxito en el camino a emprender: el compromiso de los involucrados.
8. Realice un concienzudo trabajo de campo, a fin de identificar a los responsables de aportar información básica, y fije pautas claras y contundentes de control, periodicidad y puntualidad.
9. Luego de cumplir con el paso anterior, realice una nueva recorrida de aclaraciones, parámetros e interpretaciones, basada en la experiencia recogida al dar los pasos 7 y 8.
10. Distribuya planillas, instructivos o explicación de los procedimientos de relevamiento numérico y cuestionarios, entre los responsables de capturar y entregar a su “mesa de control de gestión” la información previamente identificada, fije plazos, determine cómo va a recoger esa “info”, recíbala y revise preventivamente sus contenidos.
11. Una vez que la información haya sido capturada, verifique con los medios que disponga la exactitud y verosilimitud de la misma.
12. Cumpla con las rutinas predeterminadas de ingreso de la información a su ambiente de Tablero de Comando (planillas Excel?, un sistema desarrollado ad hoc?, un E.R.P.? medios manuales?). En este paso el nivel tecnológico puesto al servicio del Control de Gestión es determinante.
13. Comience a emitir informes, a través de unidades de exposición previamente definidas, analícelos detenidamente, y proceda replantear o revisar profundamente las cosas cuando los resultados aparezcan seriamente desfasados de sus apreciaciones preliminares, o de las impresiones intuitivas que le hayan acercado desde la Dirección Superior durante el prediagnóstico.
14. Con dicho material a la vista, proceda a redactar sus conclusiones y comentarios profesionales o empresariales, interpretando el sentido del diagnóstico y elaborando las correspondientes recomendaciones.
15. Si se acostumbra imprimir los informes para efectuar su distribución física, aliste carátulas y separadores para acondicionar el material obtenido, Arme la capeta del “delivery” del Tablero.
16. Si el Tablero circula solo informáticamente, revise y confirme los permisos para los accesos de los diferentes sectores y funcionarios que podrán observar los informes del tablero.
17. Trate de aclarar previamente el significado de los informes con la Dirección Superior, y si fuera necesario, con los responsables de cada área monitoreada. Busque consenso en las conclusiones, anticípese saliendo al cruce de las dudas o posibles oposiciones.
18. Complete los informes con relaciones causa-efecto entre los indicadores y los objetivos prioritarios de la empresa, donde las oportunidades sean aprovechadas y las amenazas sean removidas.
19. Ponga el Tablero a disposición de los usuarios, según formatos, oportunidad, permisos y procedimientos previamente definidos.
20. Esté dispuesto a asumir la “defensa” de las conclusiones y de la pertinencia del análisis, en las circunstancias particulares que emanen de la forma en que la empresa comparte, hace uso y evalúa las conclusiones del Tablero.
2. Diseñe todos los medios y recursos de relevamiento básico, reúnalos ordenadamente y observe detenidamente su capacidad de aporte al sistema. Ese “universo info” será la médula de su labor. Le servirá para el prediagnóstico y para obtener pistas posibles para decidir “por dónde empezar”.
3. Si le parece conveniente, proceda a adaptar la terminología de algunas preguntas contenidas en los cuestionarios de evaluación cualitativa que le aporta este Manual. No es necesario ajustarlas todas en las primeras instancias de práctica. Inicialmente, solo intervenga cuando observe incongruencias evidentes por efecto de las características propias del negocio o de la cultura imperante.
4. Defina cuidadosamente los parámetros de cada uno de los indicadores cuantitativos administrados por el sistema. Habrá que prestar especial atención a aquellos indicadores cuya identificación “fortaleza/debilidad” pueda resultar afectada por el cambio de las circunstancias de entorno que rodean a la empresa (ciclo económico, progreso tecnológico, etc.).
5. Genere su “archivo de indicadores”, donde para cada uno de ellos se detallen sus parámetros, su significado, cómo efectuar los cálculos, su catalogación, y una interpretación descriptiva del significado de “fortaleza” o de “debilidad” que emana de los mismos.
6. Con la estructura del Tablero de Comando a la vista, determine un orden de prioridades en cuanto a las áreas de requerimiento y procesamiento de información. Todo ello a partir de las urgencias detectadas en el prediagnóstico, y de la posibilidad actual de contar con la información requerida. No hay reglas que puedan resolver esta cuestión. Nadie mejor que la propia empresa para descubrir “dónde le aprieta el zapato”. Ahí es donde habrá que golpear primero.
7. Concientice a la Dirección y a los niveles gerenciales y operativos, acerca del proceso de relevamiento y monitoreo que se avecina. Si falla en esto, no logrará contar con el ingrediente más importante para asegurar ciertas condiciones de éxito en el camino a emprender: el compromiso de los involucrados.
8. Realice un concienzudo trabajo de campo, a fin de identificar a los responsables de aportar información básica, y fije pautas claras y contundentes de control, periodicidad y puntualidad.
9. Luego de cumplir con el paso anterior, realice una nueva recorrida de aclaraciones, parámetros e interpretaciones, basada en la experiencia recogida al dar los pasos 7 y 8.
10. Distribuya planillas, instructivos o explicación de los procedimientos de relevamiento numérico y cuestionarios, entre los responsables de capturar y entregar a su “mesa de control de gestión” la información previamente identificada, fije plazos, determine cómo va a recoger esa “info”, recíbala y revise preventivamente sus contenidos.
11. Una vez que la información haya sido capturada, verifique con los medios que disponga la exactitud y verosilimitud de la misma.
12. Cumpla con las rutinas predeterminadas de ingreso de la información a su ambiente de Tablero de Comando (planillas Excel?, un sistema desarrollado ad hoc?, un E.R.P.? medios manuales?). En este paso el nivel tecnológico puesto al servicio del Control de Gestión es determinante.
13. Comience a emitir informes, a través de unidades de exposición previamente definidas, analícelos detenidamente, y proceda replantear o revisar profundamente las cosas cuando los resultados aparezcan seriamente desfasados de sus apreciaciones preliminares, o de las impresiones intuitivas que le hayan acercado desde la Dirección Superior durante el prediagnóstico.
14. Con dicho material a la vista, proceda a redactar sus conclusiones y comentarios profesionales o empresariales, interpretando el sentido del diagnóstico y elaborando las correspondientes recomendaciones.
15. Si se acostumbra imprimir los informes para efectuar su distribución física, aliste carátulas y separadores para acondicionar el material obtenido, Arme la capeta del “delivery” del Tablero.
16. Si el Tablero circula solo informáticamente, revise y confirme los permisos para los accesos de los diferentes sectores y funcionarios que podrán observar los informes del tablero.
17. Trate de aclarar previamente el significado de los informes con la Dirección Superior, y si fuera necesario, con los responsables de cada área monitoreada. Busque consenso en las conclusiones, anticípese saliendo al cruce de las dudas o posibles oposiciones.
18. Complete los informes con relaciones causa-efecto entre los indicadores y los objetivos prioritarios de la empresa, donde las oportunidades sean aprovechadas y las amenazas sean removidas.
19. Ponga el Tablero a disposición de los usuarios, según formatos, oportunidad, permisos y procedimientos previamente definidos.
20. Esté dispuesto a asumir la “defensa” de las conclusiones y de la pertinencia del análisis, en las circunstancias particulares que emanen de la forma en que la empresa comparte, hace uso y evalúa las conclusiones del Tablero.
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